После сделки: архив и заморозка дата-рума

Когда сделка закрыта, дата-рум стоит сохранить таким, каким его видели стороны. «Заморозка» запрещает менять документы, а архив сделки соберёт всё в один файл: документы, их список и историю — кто что открывал, о чём спрашивал и какие соглашения принимал.

Видеоурок: Как провести сделку в дата-руме.

Замораживать дата-рум и скачивать архив сделки могут владелец и администраторы области.

Заморозить дата-рум

1. Откройте дата-рум и нажмите «Ещё» вверху страницы.
2. Выберите «Заморозить» и подтвердите.

Над документами появится плашка «Заморожен» с датой и именем того, кто заморозил. В списке дата-румов у него будет такая же отметка.

Что перестаёт меняться:

• папки, документы и их порядок;
• название, описание и оформление. Удалить замороженный дата-рум тоже нельзя;
• сами документы. Для них нельзя загрузить новую версию, вернуть старую, закрасить данные или отправить их в корзину — ни в дата-руме, ни в разделе «Файлы».

Что работает как обычно:

• ссылки: получатели открывают документы, а вы видите визиты;
• доступ: можно создать ссылку, выключить старую, поменять права групп;
• переключатель «Опубликован»;
• вопросы и ответы, проверка комплектности;
• «Скачать всё» у получателей и архив сделки у вас.

Присылать файлы в замороженный дата-рум получатели не смогут.

Если нужно что-то поправить, нажмите «Ещё» → «Разморозить». Дата-рум снова можно менять.

Скачать архив сделки

Нажмите «Ещё» → «Скачать архив». Браузер скачает ZIP-файл, как обычную загрузку. В архиве:

• папка «Документы» — текущие версии документов, разложенные по папкам, с номерами, если включена нумерация;
• «Индекс.xlsx» — список документов;
• «Визиты.xlsx» — кто, когда и сколько смотрел, что открывал и скачивал;
• «Вопросы и ответы.xlsx» — вопросы получателей и ваши ответы;
• «Принятия соглашений.xlsx» — кто и когда принял соглашение перед просмотром.

Архив можно скачать, даже если оплата закончилась: свои документы можно забрать всегда. Но таблиц о людях — визитов, вопросов и принятий — в нём тогда не будет, как не видно и в кабинете, кто открывал документы. Один архив — до 5 ГБ.

Что дальше

• Порядок, нумерация и индекс документов дата-рума — подготовить дата-рум к архиву.
• Публикация, отключение и удаление дата-рума — закрыть доступ всем сразу.
• Аналитика дата-рума: какие документы смотрят — статистика по документам.