Согласие на обработку данных: галочка в форме доступа и журнал

Когда человек оставляет на странице документа свои данные — почту в форме доступа, вопрос, запрос доступа, — он отмечает галочку «Даю согласие на обработку персональных данных». Этого требует закон о персональных данных. Галочку, текст согласия и журнал ведёт Докифай: настраивать ничего не нужно.

Где получатель видит галочку

• В форме доступа, если ссылка спрашивает почту.
• В формах на странице документа, где человек пишет о себе: «Запросить доступ», вопрос отправителю, «Принять предложение», загрузка файлов в дата-рум.

Галочку спрашивают один раз на ссылку: кто отметил её в форме доступа, в остальных формах этой ссылки её уже не увидит. У персональной ссылки галочки нет: получателя вы выбрали сами, его данные уже у вас.

Подпись у галочки всегда одна. Слова «согласие на обработку персональных данных» в ней — ссылка на текст согласия. Под формой — ссылка «Политика обработки данных».

Чей текст

Какой текст откроется из галочки, выбирают владелец и администраторы: «Настройки → Ссылки и NDA → Форма доступа».

• Текст сервиса — по умолчанию. Оператор данных получателя — ООО «Руксон», компания, которая делает Докифай; данные передаются вам как отправителю документа. Прочитать текст можно там же — «Посмотреть текст».
• Текст вашей компании — для white-label и если так требует ваш юрист. Оператором будет ваша компания, а Докифай обрабатывает данные по вашему поручению. Укажите наименование, ИНН и адрес компании и ссылки на ваш текст согласия и политику обработки данных. В своём тексте назовите нас лицом, которое обрабатывает данные по вашему поручению: готовая формулировка — на той же странице, кнопка «Скопировать».

Пока реквизиты и ссылки заполнены не все, получатели видят текст сервиса.

Если выбрать другой текст, поменять ссылку на свой или если выйдет новая редакция текста сервиса, галочку спросят заново.

Журнал согласий

• Карточка человека — дата согласия в блоке «Указано при входе» или в отдельном блоке «Согласие на обработку данных», если форма ничего больше не спрашивала. «Текст согласия» откроет ту редакцию, которую видел человек, с его почтой и временем.
• Детали визита — то же у визита, с которого человек заполнил форму.
• Выгрузка контактов и визитов — колонка «Согласие на обработку данных» с датой.

Для каждого согласия Докифай хранит почту, время, IP-адрес, документ и текст, на который человек согласился, — если понадобится подтвердить согласие.

Если человек отзывает согласие

Согласие по тексту сервиса отзывают письмом на адрес из этого текста. Мы удаляем ответы человека из формы доступа и сообщаем владельцу рабочей области. Если человек откроет ссылку снова, галочку спросят заново.

Если выбран текст вашей компании, согласие отзывают у вас — по правилам из вашего текста.

На каком языке текст

Галочка — на языке страницы, а текст сервиса пока только по-русски: получатель, который читает страницу по-английски, увидит русский текст согласия.

Что дальше

• Форма доступа: пароль, почта и код из письма — что ещё видит получатель.
• Что ещё спросить в форме — поля рядом с галочкой.
• Карточка контакта: что и когда смотрел человек — где журнал согласий.
• Как убрать упоминание Докифай — white-label целиком.