Что ещё спросить в форме: имя, компания, должность и телефон

По почте видно, кто открыл документ, но не всегда понятно, кто это. Ссылка может спросить в форме доступа ещё имя и фамилию, компанию, должность и телефон. Ответы попадут в карточку человека, в детали визита и в вашу CRM.

Функция доступна на тарифах «Команда», «Бизнес» и «Отдел продаж».

Как включить

1. В форме ссылки раскройте группу «Защита» и включите «Спрашивать почту».
2. Под переключателем, в «Что ещё спросить в форме», нажмите на нужные поля: «Имя и фамилия», «Компания», «Должность», «Телефон». Выбранные отмечены галочкой.
3. Нажмите «Создать» или «Обновить».

Выбранные поля обязательные: пока человек их не заполнит, документ не откроется.

Поля есть у каждой ссылки, которая спрашивает почту: у ссылки для всех с «Спрашивать почту», у приватной, у ссылки для группы и у ссылки с соглашением. У персональной ссылки их нет: получателя вы выбрали сами, его данные уже в карточке.

Набор полей можно сохранить в шаблоне ссылки — см. Создание ссылки на файл.

Что увидит получатель

Форму «Представьтесь, чтобы открыть документ»: почта и выбранные поля. Если человек сохранял имя, компанию и телефон в браузере, браузер подставит их сам. Под полями — строка «Ромашка увидит эти данные и то, как вы читаете документ», ниже — галочка согласия на обработку данных.

Форму заполняют один раз: дальше ссылка открывается без неё — до 12 часов, а с «Запомнить на этом устройстве» до 7 дней. Как выглядит форма целиком — в статье Форма доступа.

Куда попадают ответы

• Карточка человека — блок «Указано при входе»: какой документ, когда, ответы и согласие на обработку данных. У каждого ответа — как он соотносится с карточкой: «Как в карточке», «Добавлено в карточку» или «В карточке другое».
• Имя, должность и телефон записываются в карточку сами, если там пусто. Имя — если в карточке нет имени или там начало почты: его Докифай ставит, когда заводит контакт по адресу. Заполненное вами не перезаписывается.
• Компания в карточку сама не попадает: человек пишет её сам, а от компании в карточке зависит доступ к ссылкам групп. Иначе любой мог бы назваться сотрудником фонда и открыть его дата-рум. Если компания верная, нажмите «Перенести в карточку» рядом с ней.
• Детали визита — тот же блок «Указано при входе» у визита, с которого человек заполнил форму.
• Выгрузка визитов — колонки «Имя из формы», «Компания из формы», «Должность из формы» и «Телефон из формы».
• Вебхук и API — поле form в событии «Открыли ссылку» (link.visited) и у визита в API.

Сколько полей спрашивать

Каждое поле — ещё один шаг перед документом. Для КП и договоров обычно хватает имени и компании: кому отправляли, вы и так знаете. Телефон спрашивайте, когда действительно будете звонить, — например, у ссылки из рассылки или с сайта.

Что дальше

• Запрос почты перед просмотром — с чего начинается форма.
• Карточка контакта: что и когда смотрел человек — где искать ответы.
• Согласие на обработку данных — галочка под полями.
• Доступ к дата-руму по группам — почему компанию переносят вручную.