Доступ к дата-руму по группам: кто что видит

Один дата-рум часто смотрят разные стороны. Фонду «Горизонт» нужны презентация и отчётность, юристам банка — только договоры. Не обязательно собирать отдельный дата-рум на каждого: во вкладке «Доступ» отметьте, что видит каждая группа, и отправьте ей ссылку для группы.

Как это работает

• Права задаются группе получателей — людям и компаниям под одним именем (статья Группы получателей).
• Права действуют через ссылки группы: её люди видят только разрешённое.
• Остальные ссылки дата-рума — общие, персональные без группы, приватные — по-прежнему показывают дата-рум целиком.

Как настроить права

1. Откройте дата-рум → вкладка «Доступ».
2. Нажмите «Добавить группу» и выберите группу или создайте новую. Сначала группа видит весь дата-рум на просмотр.
3. У строки «Весь дата-рум» выберите уровень по умолчанию: «Нет доступа», «Просмотр» или «Скачивание».
4. У папок и документов поставьте исключения — те же три уровня.
5. Нажмите «Сохранить».

Где своего правила нет, действует правило папки выше — такая строка подписана «как у папки…» или «как у всего дата-рума». Стрелка возврата у строки убирает своё правило.

Новые документы в папке получают уровень папки сами — заново настраивать права не нужно. Над деревом видно итог: «видит 3 из 6 документов, скачивает 1».

Ссылка для группы

Во вкладке «Доступ» нажмите «Ссылка для группы» — или в обычной форме ссылки выберите группу в поле «Для группы». Это одна ссылка для всех людей группы:

• открыть её могут только люди группы: добавленные поимённо, люди её компаний и любой адрес на рабочей почте её компании. Компания, которую человек сам написал в форме доступа, доступа не даёт, пока вы не перенесёте её в карточку;
• почту всегда подтверждают кодом из письма — чужой не назовётся сотрудником фонда. Посторонний код не получит и увидит: «Для этого адреса доступ не открыт» — с подсказкой ввести почту, на которую пришла ссылка, и формой «Запросить доступ». Запрос придёт вам, а в окне запроса будет «Добавить в группу» — человек получит права группы;
• видно только разрешённое группе, а скачать можно только документы с уровнем «Скачивание»;
• если на ссылке включены вопросы, ИИ отвечает только по видимым группе документам.

Если в форме ссылки выбрать ещё и получателей из группы, каждый получит свою персональную ссылку с правами группы. То же в письме из Докифая: в настройках ссылки выберите «Права» → «Как у группы».

Когда доступ закрывается

• Человека убрали из группы — ссылка группы перестаёт его пускать сразу.
• Группу убрали из дата-рума («⋮» → «Убрать из дата-рума») — её ссылки на этот дата-рум выключаются.
• Группу удалили — все её ссылки перестают открываться.

Кто что смотрел

В аналитике дата-рума есть фильтры по группе и по ссылке. Таблица «По группам» показывает, кто из групп заходил за период: люди, визиты, время, документы. Группа с правами видна, даже если ещё не заходила.

Изменения прав пишутся в журнал действий: «Изменён доступ группы к дата-руму».

Что дальше

• Группы получателей: люди и компании под одним именем — как собрать группу.
• Ссылки на дата-рум и доступ к нему — остальные ссылки дата-рума.
• Аналитика дата-рума: какие документы смотрят — что показывает статистика.
• Пересылка коллегам и запрос доступа — как открыть доступ по запросу.
• ИИ-ассистенты: Claude, ChatGPT и другие через MCP — ссылка для группы и отчёт по группам из чата.