Пересылка коллегам и запрос доступа

КП редко читает один человек: получатель показывает его руководителю, юристу, финансисту. Если переслать адрес как есть, визиты коллег запишутся на получателя, а закрытая ссылка у коллеги просто не откроется.

Поэтому у получателя есть кнопка «Переслать коллеге»: у коллеги появляется своя ссылка, и вы видите, кто кому переслал документ. А тот, у кого ссылка не открылась, может попросить доступ — запрос придёт вам.

Как получатель пересылает документ

На странице документа — «Переслать» в шапке и «Переслать коллеге» под вашей карточкой. На телефоне — в блоке после документа или значком в шапке.

В окне получатель указывает почту коллеги и, если хочет, имя и сообщение. Дальше два способа:

• «Отправить» — письмо коллеге уйдёт от имени получателя, ответ придёт ему же;
• «Скопировать ссылку» — чтобы отправить её в мессенджере.

Коллега открывает свою ссылку и видит сверху, кто переслал документ и что написал: «Игорь Смирнов пересылает вам этот документ». Ваше сообщение получателю коллеге не показывается — оно было адресовано не ему.

Ссылка коллеги — личная: его визиты записываются на него, а не на получателя. Настройки — как у исходной: срок, скачивание, водяной знак, кнопки рядом с документом. Если у исходной есть пароль, он есть и у ссылки коллеги — в письме сказано, кто его знает. Если включён код на почту, код придёт на почту коллеги.

Сразу или с вашего одобрения

Как пересылать, решаете вы — в форме ссылки, поле «Пересылка коллегам»:

• Сразу — коллега получает ссылку в ту же минуту;
• С одобрения — вместо ссылки вам приходит запрос: кто пересылает и кому. Коллега получит ссылку, когда вы откроете доступ;
• Нельзя — кнопки «Переслать коллеге» у получателя не будет.

Если ничего не выбирать, у открытых и персональных ссылок пересылка — сразу, а у приватных, групповых и защищённых паролем — с одобрения: круг людей у них вы уже ограничили сами.

Режим можно сохранить в шаблоне ссылки — «Настройки» → «Ссылки и NDA» → «Шаблоны ссылок».

Где видно, кому переслали

• «Ссылки» и вкладка «Ссылки» у документа: ссылки коллег стоят строками под исходной — «Кто переслал: Игорь Смирнов · 13 октября», а у исходной — отметка «Переслали: 2». Если коллега переслал дальше, ссылка следующего коллеги — ещё строкой ниже.
• «Активность»: у визита получателя — «Переслано коллеге: Олег Белов», у визита коллеги — «Кто переслал: Игорь Смирнов». В деталях визита получателя — блок «Кому переслали»: открыл ли коллега свою ссылку.
• Карточка контакта коллеги: кто переслал и какой документ.
• Уведомление «Ссылку переслали»: «Игорь Смирнов пересылает КП коллеге: Олег Белов». В Кому написать сегодня это повод написать: о КП заговорили шире.

Ссылки коллег живут, пока жива исходная

Выключили исходную ссылку, удалили её или истёк срок — ссылки коллег тоже перестают открываться, в «Ссылках» у них статус «Закрыта с исходной». Включили или продлили исходную — открываются и они.

Ссылки коллег не расходуют лимит ссылок тарифа. Переслать одну ссылку можно до 10 раз в день — этого хватает на любую сделку, а случайная рассылка по всем адресам не пройдёт.

«Эту ссылку вам переслали?»

Если получатель всё-таки переслал адрес персональной ссылки как есть, коллега увидит над документом тихую строку: «Эту ссылку вам переслали? Получите свою». Коллега оставит почту и имя — и откроет уже свою ссылку, а его визиты перестанут записываться на получателя. Строку можно закрыть.

У персональной ссылки с кодом на почту получателя такой строки нет: коллега её не откроет и попросит доступ.

Запрос доступа

Если ссылка не открылась, человек может попросить доступ прямо там, где увидел отказ:

• на экране закрытой ссылки — срок истёк, ссылку выключили, она самоуничтожилась, дата-рум снят с публикации;
• в форме доступа — адреса нет в списке приватной ссылки или в группе, код уходит на почту получателя персональной ссылки, человек не знает пароля.

Он оставляет почту и сообщение — например, «Нужен актуальный прайс для закупки на ноябрь» — и видит «Запрос отправлен». Ссылка придёт ему на почту, когда вы откроете доступ. Если ссылка не персональная, в форме есть и галочка согласия на обработку данных.

Вам запрос приходит уведомлением — в колокольчик, на почту и в мессенджер, если он подключён. Ещё он стоит первым в колонке «Не смогли открыть» блока Кому написать сегодня и отметкой «Просит доступ: Марина Лебедева» у ссылки в разделе «Ссылки». Повторные запросы с той же почты, пока первый ждёт ответа, вас не тревожат.

Как открыть доступ

Окно «Открыть доступ» открывается из уведомления, из Кому написать сегодня и по отметке у ссылки. В нём — кто просит, почему ссылка не открылась и что человек написал. Способ выберите сами, Докифай предложит подходящие:

• Отдельная ссылка для его почты — остальным ссылка останется закрытой. Если ссылка закрылась по сроку или её выключили, срок отдельной ссылки выбираете вы: 7 дней, 30 дней, до конца года, без срока или своя дата. В «Ссылках» она стоит строкой под исходной;
• Продлить ссылку или Включить ссылку — она снова откроется для всех, у кого она есть. Если человек просит доступ по пересланной ссылке, а закрыла её исходная, продлевается исходная — и откроется у всех коллег;
• Добавить в список ссылки — для приватной ссылки: та ссылка, что у человека уже есть, откроется для его почты;
• Добавить в группу — для ссылки группы: человек получит права группы;
• человек не знает пароля — отдельная ссылка без пароля, но с кодом на его почту.

Галочка «Отправить письмо со ссылкой» отправит человеку письмо от вашего имени — текст можно поправить, ответ придёт вам. Без письма отправьте ссылку сами — отдельная ссылка стоит в «Ссылках» строкой под исходной.

«Отклонить запрос» убирает его из списка. Человеку ничего не приходит — если нужно, напишите ему сами.

Если дата-рум снят с публикации, в окне будет предупреждение: сначала опубликуйте дата-рум, потом открывайте доступ.

Как выключить запросы

В форме ссылки выключите «Запрос доступа» — переключатель стоит сразу под выбором пересылки. На закрытой ссылке останется только сообщение, без формы.

Проверяете свою ссылку, войдя в Докифай? Ваши действия по своим ссылкам не записываются — переслать или попросить доступ так не получится. Откройте ссылку в режиме инкогнито: так её видит получатель.

Что дальше

• Персональная ссылка: отправить документ конкретному человеку — кому достаётся персональная ссылка.
• Приватная ссылка: доступ только для выбранных людей — ссылка по списку.
• Доступ к дата-руму по группам: кто что видит — права группы.
• Кому написать сегодня: горячие, остывающие и закрытые ссылки — где ждут запросы.
• Вебхуки: события в вашу систему — запросы и пересылки в CRM.