Проверка документа перед отправкой: персональные данные и замечания ИИ

На странице файла, под кнопками, — блок проверки перед отправкой. Он подсказывает, что поправить в документе, прежде чем отправить его клиенту.

Персональные данные

Сразу после обработки Докифай ищет в тексте документа, в том числе в распознанных сканах:

• паспорт — серию и номер рядом со словами «паспорт», «серия», «выдан»;
• СНИЛС — номер проверяется по контрольной сумме;
• ИНН человека — 12 цифр с контрольными суммами рядом со словом «ИНН» (ИНН компании из 10 цифр персональными данными не считается);
• номер банковской карты;
• дату рождения.

Если что-то нашлось, блок покажет, что и на какой странице: «паспорт — стр. 3». Нажмите на номер страницы — откроется просмотр на ней. Отправлять такие данные по ссылке — риск по закону о персональных данных (152-ФЗ). Кнопка «Закрасить» закрасит их прямо здесь, новой версией файла, — подробнее в статье Закраска персональных данных: паспорт, СНИЛС и другие номера. Можно и убрать их в самом документе и загрузить новую версию.

Поиск идёт без ИИ, сами номера нигде не сохраняются — только тип и страница.

Замечания ИИ

Кнопка «Проверить с ИИ» найдёт то, что легко пропустить:

• у коммерческого предложения, прайса или счёта не указан срок действия;
• сроки в документе уже прошли;
• нет контактов отправителя — телефона, почты, имени менеджера;
• остались незаполненные места шаблона: «[Название компании]», «ХХХ».

Заодно ИИ предложит понятное название вместо «scan_0042.pdf» — кнопка «Применить» переименует файл. Проверка занимает 10–20 секунд и сохраняется: повторно открыть страницу файла — замечания на месте. Замечания пишет ИИ — проверьте их сами.

В ИИ текст уходит без найденных персональных данных, почты и телефонов: на их месте метки. Проверку делает модель YandexGPT в Yandex Cloud.

Напоминание при отправке

Если в документе нашлись персональные данные или замечания ИИ, об этом напомнят в окне «Поделиться» и в окне письма из Докифая — с кнопкой «Подробнее».

Новая версия

Загрузили новую версию — персональные данные проверятся заново, а прежние замечания ИИ сбросятся: они были про старый текст.

Что дальше

• Закраска персональных данных: паспорт, СНИЛС и другие номера — закрасить найденное.
• Карточка файла: аналитика и ссылки — что ещё на странице файла.
• Как обновить файл, не меняя ссылку — загрузить исправленную версию.
• Где хранятся документы и данные — куда уходит текст документов.