Соглашение перед просмотром: NDA с журналом принятий

Прежде чем открыть документ или дата-рум, получатель может принять ваше соглашение: NDA, условия конфиденциальности или другие правила работы с материалами. Он видит весь текст, подписывается именем и отмечает, что принимает условия. Каждое принятие сохраняется в журнале, и на каждое можно скачать PDF-сертификат.

Соглашения есть на тарифе «Бизнес» и в пробный период.

Как написать соглашение

1. «Настройки» → «Ссылки и NDA» → «Соглашения».
2. Нажмите «Новое соглашение» и заполните название и текст. Название получатель видит над текстом. Пустая строка в тексте начинает новый абзац.
3. «Подпись именем» включена сразу: получатель укажет имя и фамилию, и они попадут в журнал и сертификат. Если нужно простое согласие с условиями, выключите её.

Соглашения пишут владелец и администраторы, а ставить их на ссылки может любой участник области.

Как поставить соглашение на ссылку

В форме ссылки, в блоке «Безопасность», выберите соглашение в поле «Соглашение перед просмотром». В окне письма из Докифая поле то же: нажмите «Настроить» под письмом.

• Ссылка без получателя с соглашением всегда спрашивает почту: соглашение принимают с адреса.
• Персональная ссылка знает адрес получателя, поэтому почту не спрашивает.
• Чтобы соглашение не принял кто-то за другого человека, включите «Подтверждать почту кодом из письма». Тогда в журнале и сертификате будет видно, что почта подтверждена.

В списке ссылок у такой ссылки значок соглашения, а в окне «Поделиться» — плашка «Соглашение: …».

Что увидит получатель

Сначала — обычная форма доступа: пароль, почта, код. Затем — соглашение: название, весь текст, поле «Имя и фамилия» и отметка «Я прочитал(а) соглашение и принимаю его условия». Документ откроется после кнопки «Принять и открыть».

• Кто принял соглашение, больше его не видит: ни при повторном открытии, ни по другим ссылкам с тем же соглашением.
• Посторонний, которого ссылка не пускает, текста соглашения не увидит.

Если изменить текст

Правка названия или текста создаёт новую редакцию. Получатели примут её при следующем открытии — им покажут, что условия изменились. Принятия прежней редакции остаются в журнале, а её текст — во вкладке «Текст и редакции».

Журнал принятий и сертификат

«Настройки» → «Ссылки и NDA» → «Соглашения» → нужное соглашение → «Кто принял». Там видно имя, почту, подтверждена ли она кодом, когда и с какого IP-адреса человек принял соглашение и что открывал. Искать можно по почте и имени, а «Выгрузить» сохранит журнал таблицей Excel или CSV.

Кнопка «Сертификат» в строке скачивает PDF: кто принял, когда и откуда, какую редакцию, отпечаток текста и сам текст этой редакции. Принятые человеком соглашения видны и в его карточке в «Контактах».

Сертификат подтверждает факт принятия. Можно ли считать его подписью, зависит от договорённости сторон — уточните у юриста.

Если удалить соглашение

Ссылки перестанут его спрашивать, а журнал и сертификаты останутся. Кто может открыть ссылку, не меняется: пароль, почта и код остаются на месте.

Что дальше

• Форма доступа: пароль, почта и код из письма — что видит получатель до соглашения.
• Доступ к дата-руму по группам: кто что видит — права в дата-руме.
• Вебхуки: события в вашу систему — узнавать о принятии в своей системе.