Битрикс24: документы из сделки и визиты в таймлайне

Приложение Докифай для Битрикс24 — отправляйте КП и договоры прямо из карточки сделки и видьте там же, кто и сколько их читал. Клиент открыл документ — ответственному приходит уведомление. Дочитал до конца — сделка сама переходит на нужную стадию.

Приложение есть на тарифах «Команда», «Бизнес» и «Отдел продаж» и в пробном периоде. Само приложение бесплатное. Работает с облачным Битрикс24.

Что появится в Битрикс24

• Вкладка «Докифай» в сделке — какие документы отправлены, кто открыл, сколько читал и дочитал ли, время по страницам. Здесь же новые читатели, если ссылку переслали коллеге, и вопросы клиентов. Вкладка обновляется сама раз в полминуты, пока её видно.
  • Вовлечённость — насколько живая сделка: как давно и как глубоко читали её документы, возвращались ли и сколько человек со стороны клиента читает. Под числом — кто читает больше всех.
  • «Подробнее» открывает отчёт о визите поверх сделки, «Ссылка» — окно «Поделиться»: скопировать адрес, написать письмо, отправить в мессенджер, скачать QR-код.
• «Отправить через Докифай» над таймлайном и кнопка во вкладке. Документ — из библиотеки, из документов сделки, созданных в Битрикс24 по шаблону, или с компьютера. Каждому получателю — своя ссылка: письмом или ссылками для мессенджера. Можно добавить сообщение получателю и кнопку «Принять предложение» — см. Когда клиент принимает предложение.
• Записи в таймлайне — одна на визит, когда человек закончил читать (через 30 минут после последнего просмотра): сколько читал, какие страницы и сколько на каждой, дочитан ли документ, город. «Подробнее» открывает отчёт о визите прямо поверх сделки: время по страницам, вопросы, ИИ-разбор. Если документ открыл новый человек, в записи будет кнопка «Добавить в сделку».
• «Документ переслали коллеге» — запись в таймлайне, когда клиент пересылает документ кнопкой «Переслать коллеге»: кто, кому и какой документ.
• «Запрос доступа» — запись в таймлайне, когда у человека не открылась ссылка и он просит доступ. Кнопка «Открыть доступ» ведёт в окно Докифая, где доступ открывается одним нажатием. См. Пересылка коллегам и запрос доступа.
• Вопрос клиента — делом ответственному со сроком до конца рабочего дня. Ответить можно во вкладке «Докифай» — ответ уйдёт клиенту письмом.
• Уведомление ответственному, пока клиент читает документ.
• Триггеры и роботы — см. ниже.
• Вкладка «Докифай» в контакте — что человеку отправляли и что он читал.

Как подключить

1. Администратор Битрикс24 устанавливает приложение «Докифай» из Маркета.
2. Открывает приложение и нажимает «Войти в Докифай и подключить». В открывшемся окне входит в Докифай, выбирает рабочую область и нажимает «Подключить». Подключить портал может владелец или администратор рабочей области.
3. На вкладке «Сотрудники» отмечает, кому открыть Докифай, и нажимает «Сохранить».

После этого у отмеченных сотрудников появится вкладка «Докифай» в сделках.

Сотрудники и места

Каждый отмеченный сотрудник — участник рабочей области и место по тарифу.

• Кто уже работает в Докифае, того узнаём по почте и просим подтвердить: на почту аккаунта придёт письмо «Это вы в Битрикс24?». До ответа «Это я» вкладка от имени аккаунта не работает — так никто не войдёт под чужим аккаунтом, подставив в Битрикс24 чужую почту. «Это не я» закрывает доступ сразу.
• Остальным приходит приглашение в рабочую область — его нужно принять один раз. Дальше вкладка работает под своим именем, без отдельного пароля: вход через Битрикс24. Кнопки «Открыть Докифай» в приложении тоже открывают кабинет сразу со входом — пароль от Докифая помнить не нужно.
• Мест не хватает — докупите их в «Тарифе и оплате», см. Дополнительные места.
• Сняли отметку — вкладка у сотрудника закроется. Из команды он не удаляется: это делается в «Настройки» → «Команда».

Что передавать в Битрикс24

В приложении на вкладке «Что передавать» или в Докифае: «Настройки» → «Интеграции» → «Битрикс24». Менять может владелец или администратор рабочей области.

Переключатель	Что делает
Итог визита — в таймлайн сделки	Одна запись на визит с временем, страницами и городом
Вопросы клиентов — делом ответственному	Дело со сроком до конца рабочего дня
Уведомлять ответственного, когда клиент открыл документ	Уведомление в колокольчик Битрикс24
Добавлять новых читателей в сделку контактом	Если выключено, в записи будет кнопка «Добавить в сделку»
Ссылки, отправленные не из сделки, — в карточку контакта	Находим человека в CRM по почте и пишем визит в его карточку

Триггеры

Триггер переводит сделку на стадию, где он стоит. Добавьте его в «Роботах» воронки сделок, например «Докифай: документ прочитан до конца» на стадию «Переговоры».

• клиент открыл документ;
• документ прочитан до конца;
• клиент снова открывает документ;
• клиент скачал документ;
• клиент задал вопрос;
• клиент принял соглашение;
• ссылку переслали;
• клиент принял предложение — нажал «Принять предложение» в документе;
• клиент хочет встречу — нажал «Назначить встречу».

Когда клиент принимает предложение, в таймлайн сделки ещё и приходит запись «Предложение принято» с его комментарием.

Триггеры работают для документов, отправленных из сделки.

Роботы

Роботы — в «Роботах» воронки, группа «Другие роботы», с пометкой «[Докифай]».

• Отправить документ — основному или всем контактам сделки, письмом или только ссылкой. Документ выбирается в настройках робота так же, как в Докифае. Ссылку для клиента робот передаёт дальше: её можно подставить в SMS, WhatsApp или письмо Битрикс24. В настройках робота — ещё сообщение получателю: его клиент увидит рядом с документом. «Принять предложение» и остальные кнопки берутся из шаблона ссылки.
• Напомнить о документе — письмом тем, кто ещё не открыл документы сделки. Задержку — например, через три дня — задайте в настройках робота.
• Выключить ссылки сделки — например, когда сделка провалена.
• Заморозить дата-рум сделки — открывается, но без изменений.

Робот отправляет письма от имени ответственного за сделку, если он работает с Докифаем.

Что ещё есть в кабинете

Приложение — для работы в сделке, остальное — в кабинете Докифай. Аккаунт и тариф те же. На странице приложения в меню портала есть блок «Ещё в Докифай»: карточки открывают нужный раздел кабинета сразу со входом, как и кнопка «Открыть Докифай».

• Дата-румы — КП, договор и презентация одной ссылкой. Соберите дата-рум в кабинете — и он появится в окне «Отправить через Докифай» на вкладке «Из библиотеки». Отправляется из сделки, как обычный документ, визиты приходят в таймлайн. Подсказка «соберите дата-рум» — там же, под списком документов.
• Кому написать сегодня на странице «Аналитика» — кто сейчас читает ваши документы, кто так и не открыл ссылку и кто не смог, по всем сделкам сразу.
• Страницы документа в «Файлах» — докуда доходят, на какой странице задерживаются и после какой уходят. Видно, что поправить в КП.
• Контакты и компании — что человек и его коллеги читали по всем сделкам.

Данные

• Файлы в Битрикс24 не копируются — туда уходят ссылки и итоги визитов.
• Что ушло в Битрикс24 и что не прошло — «Настройки» → «Интеграции» → «Битрикс24» → «Журнал обмена».
• Отключить: «Настройки» → «Интеграции» → «Битрикс24» → «Отключить». Ссылки и контакты в Докифае останутся.
• Если приложение удалили с портала, Докифай удаляет всё, что знал о портале.

Если что-то не так

• «Докифай вам пока не открыт» — попросите администратора отметить вас на вкладке «Сотрудники».
• «Примите приглашение» — найдите письмо-приглашение в Докифай и примите его, затем откройте вкладку ещё раз.
• «Тариф не включает приложение» — приложение есть на «Команде», «Бизнесе» и «Отделе продаж». Данные сохранены: после смены тарифа обмен продолжится.
• «Битрикс24 не принимает доступ» в настройках — попросите администратора портала открыть приложение «Докифай», доступ обновится.

Что дальше

• Дополнительные места — как докупить места для сотрудников.
• Сигналы: кто вернулся, дочитал или переслал документ — те же события в Докифае и мессенджерах.
• Вопросы отправителю: получатель спрашивает, вы отвечаете — как работают вопросы клиентов.
• Дата-рум: что это и когда он нужен — несколько документов одной ссылкой.
• Кому написать сегодня: горячие, остывающие и закрытые ссылки — сводка по всем сделкам.
• Постраничная статистика: сколько читали каждую страницу — где бросают читать.